Administratieve vereenvoudiging
Alle administratie rond abonnees voor de magazines verliep tot voor kort met een wat verouderde administratieve software. Niet in de cloud, moeilijk uitbreidbaar, geen integratiemogelijkheden: zo werd veel dubbel werk verricht en ging veel tijd verloren. De manier waarop de abonnementen beheerd werden, was sowieso niet futureproof. Toen Grinta op 1 januari 2021 ook het magazine Cycling.be onder zijn vleugels nam, werd het probleem alleen maar groter: er kwamen ettelijke duizenden abonnees extra bij om te beheren.
In zulke situaties moet je ofwel het administratieve team uitbreiden, ofwel de tools verbeteren. Grinta koos voor het laatste en klopt daarvoor bij Ntriga aan.
het stuur terug strak in handen
Stap 1: tijdswinst voor het team
We stelden voor om komaf te maken met de lokaal geïnstalleerde tool en over te schakelen naar een geïntegreerde cloudoplossing. Uiteraard met als doelstelling om de tijd die besteed wordt aan abonnementenregistratie zo fel mogelijk terug te dringen.
In een eerste stap naar meer tijdswinst analyseerden we samen met het team van Grinta! hoe we de administratieve tool op zich efficiënter konden maken, ontbrekende functionaliteit integreren en de usability pakken verhogen. In deze tijden van covid en telewerken drong de nood aan een cloudoplossing zich overigens nog meer op dan ooit tevoren.
Stap 2: een geïntegreerde oplossing
In een tweede fase werkten we aan de totaalintegratie. Abonnementen worden aangevraagd via een van beide websites (GRINTA! of Cycling), maar lopen nu meteen in de door ons ontwikkelde tool. Van daaruit kunnen de gegevens verder verwerkt worden zonder dat er data opnieuw ingegeven moet worden. Belangrijke functionaliteiten: De tool verwerkt meteen de online betaling van het abonnement.
De tool ondersteunt de afhandeling en logistiek van de geschenken die je bij een nieuw abonnement krijgt. De tool is ook de basis om de adreslijsten aan te maken voor de drukker en verzendingsdienst. Omdat de hele tool custommade is, kunnen we in de toekomst gemakkelijk extra functionaliteiten uitbouwen. Deze tool is dus wel futureproof.
Wat een tijdswinst voor ons team. We kunnen de tijd nu veel efficiënter inzetten, bovendien op essentiële taken. We zijn helemaal in de wolken met onze nieuwe abonnemententool.
