We kick things off with a meeting
Natuurlijk is er al contact met de klant, maar tijdens een kick-off meeting start de samenwerking écht. Hoe? Door een doorgedreven kennismaking.
Hier leggen we de basis voor een vruchtbare samenwerking. Deze meeting gaat altijd door bij de klant. Zo maakt ons team kennis met het bedrijf, de mensen en hun product of dienst. De klant leert zo ook meteen de leden van ons team die aan het project zullen werken kennen en weet meteen een gezicht te kleven op de stemmen aan de telefoon of de e-mailadressen waarmee ze binnenkort uitvoerig contact zullen hebben.
Uiteraard bereiden we ons grondig voor op deze meeting, maar toch zitten we nog vol vragen:
- Wat doet het bedrijf vandaag en waar wil het naartoe?
- Wie is de klant? Wat zoeken ze? Waarom kozen zij voor jou? Waarom haken anderen af?
- Waar lopen jullie momenteel tegenaan? Wat zijn belemmeringen?
- Wie zijn de concurrenten? Hoe onderscheiden jullie je van hen?
- Waar liggen de uitdagingen en wat zijn opportuniteiten die momenteel nog onbenut bleven?
- Wat zijn jullie waarden en normen? Hoe is de bedrijfscultuur?
- Welke marketingacties deden jullie in het verleden? Waren ze succesvol? Wat willen jullie zéker (niet) ondernemen in de toekomst?
- …
Het lijkt een eindeloos spervuur aan vragen. Zelden zijn de antwoorden eenduidig, maar stuk voor stuk zijn de vragen relevant. Enkel zo krijgen we een totaalbeeld van het bedrijf waarmee we in zee gaan. Gemiddeld gesproken neemt een kick-off meeting dan ook zo’n 2 à 3 uur in beslag.
Hoe we het vervolgens aanpakken
Zo’n sessie levert een massa aan informatie op en dat moet verwerkt worden. We overlopen alles nogmaals intern en stellen een debriefing op. Vervolgens leggen we alle puzzelstukken voor een passende strategie: een concreet plan van aanpak voor de komende twaalf maanden, mét duidelijke doelen en strak omlijnde KPI’s. Pas wanneer dit op punt staat, koppelen we terug naar de klant.
Dit weldoordacht strategisch plan vormt de blauwdruk voor het hele project en omvat alle stappen die genomen zullen worden om vooropgestelde doelen van de klant te bereiken. Transparantie gaat hierbij voorop. Iedereen moet na het lezen van dit plan weten wat er zal gebeuren, wat het benodigde budget is en hoe het succes zal gemeten worden.
Ready? Set. Go!!
Tot zover de voorbereiding. Nu hebben we alles in kaart en zetten we concrete to do's op de planning. Tijd om te knallen. Ons multidisciplinair team kan aan de slag en rolt het plan uit. Eindelijk actie. Uiteraard steeds met korte communicatielijnen naar de klant.
Alles begon met een kick-off meeting, maar dit is zeker niet het enige moment waarop we de koppen bij elkaar steken. Doorheen het hele traject volgen nog meer opvolgsessies, rapportage-meetings en evaluaties. Het proces eindigt eigenlijk nooit. Bij een totaalproject gaan we voor een lange termijnsamenwerking. Een partnership waarin open communicatie en constante feedback centraal staat.
Jouw bedrijf ook beter leren kennen tijdens een kick-off meeting?
Voor veel bedrijven is zo’n kick-off meeting een moment van zelfreflectie. We horen al eens: “Goede vraag ..." of "Daar stonden we nooit eerder bij stil.” Ons team graaft in deze gesprekken steeds dieper. Zo krijgen niet alleen wij inzicht, maar ook het bedrijf in kwestie. Waar liggen de uitdagingen? Welke mogelijkheden blijven onbenut?