Digitalisering anno 2023/24
Wanneer we stellen dat je je werkplek moet digitaliseren, zullen veel mensen vreemd opkijken. “Wij werken al digitaal hoor”. Dat klopt, zij het gedeeltelijk. Er passeert namelijk nog bijzonder veel papier doorheen een gemiddeld Vlaams bedrijf. Bestelbonnen, facturen, catalogi, folders … Papier is overal. Werken met computers en een CRM betekent niet dat je volledig gedigitaliseerd bent. Er is vaak nog veel ruimte voor verdere structurering en automatisering. Ruimte om efficiënter en sneller te werken, om menselijke handelingen (en bijhorende fouten) te beperken.
Maak kennis met PIM
Neen, Pim is geen nieuwe collega. PIM is een afkorting en staat voor ‘Product Information Management’. Het is dé manier om bedrijfsprocessen te stroomlijnen, efficiëntie te verhogen en de concurrentie een stap voor te blijven. Hoe? Door te kiezen voor digitalisering, automatisering en vereenvoudiging.
PIM is een platform, in ons geval Pimcore. Hierin wordt productinformatie samengebracht, beheerd, verreikt en weer verspreid. Je haalt informatie en data uit verschillende afdelingen (R&D, Sales, magazijn …) en bronnen (ERP, Sharepoint, CRM & other sources) en van daaruit kan elke afdeling ermee doen wat nodig is om de website of webshop te vullen (IT), folders of presentaties te maken (marketing en sales), voorraden te checken (sales), productdata te updaten (R&D) en zoveel meer. Iedereen kan werken op dezelfde data. Die is steeds correct én up-to-date.
Alles draait om productinformatie en die moeten uit hun datasilo’s
Binnen alle bedrijven staat of valt alles met productdata. Wat zijn de specificaties, de kostprijs, de verkoopprijs, welke afbeeldingen zijn er, hoeveel is er in voorraad … Het is noodzakelijke informatie voor jouw medewerkers, leveranciers, klanten en prospecten. Toch zit deze info meestal verspreid in verschillende platformen, software, excel files, mailboxen. Zo vormen zich “datasilo’s”: losstaande opslagplekken van data. Iedereen heeft wel toegang tot een bepaalde databron, maar niemand overziet alle bronnen. Niemand weet waar de meest up-to-date data zich bevindt. Als iemand wat bewerkt, komt het niet altijd bij de collega’s terecht.
Dit is om problemen vragen. Dankzij PIM breek je die silo’s af en zorg je voor één centrale opslagplek. Eén single source of truth. Vooral voor jouw multichannel- en data drive publishing strategie is PIM een godsgeschenk, doordat het verspreide sales- en marketingdata weer samenbrengt.
De voordelen van digitalisering via PIM voor jouw bedrijf
PIM biedt voordelen. Veel voordelen. We hadden het hierover al over het aanbieden van een single source of truth, maar we geven jullie graag - kort en bondig - nog enkele voorleden mee:
1/ Verbeter jouw datakwaliteit
Data is belangrijk en biedt inzicht, maar enkel als ze correct is en nauwkeurig up-to-date gehouden wordt. Daar knelt vaak het schoentje. Verschillende excel files gaan rond en afzonderlijk bijgewerkt, oude presentaties worden aangehouden, nieuwe product foto’s komen niet op de website … PIM zorgt ervoor dat alle data verzameld blijft en op één plek (automatisch) bijgewerkt wordt en zo voor iedereen up-to-date blijft. Wordt er iets aangepast? Dan is dat meteen overal zichtbaar.
2/ Zorg voor consistentie, …
Je productinformatie kan op verschillende plaatsen zichtbaar zijn voor buitenstaanders: de website, de webshop, een extern verkoopplatform, in folders, catalogi, presentaties, whitepapers, point of sales materiaal … Het is belangrijk dat je op alle plaatsen de juiste informatie, aangepast aan het kanaal weergeeft. PIM laat dit makkelijk toe en vormt de databron voor verschillende kanalen.
3/ … zonder personalisatie te fnuiken.
We hadden het over verschillende contactpunten voor jouw klanten en medewerkers. Die verschillende dragers hebben een aparte aanpak nodig. Een catalogus toont meer productinformatie dan een simpele folder. Beelden op het web zijn niet dezelfde als die op een folder. Je moet toelaten dat je data op verschillende dragers aangepast wordt aan hun medium. Net dat laat PIM ook toe.
4/ Efficiëntere workflow, meer tijdswinst (minder kosten)
Wie werkt met een PIM-systeem, kan interne workflows optimaliseren. Gedaan met lang zoeken naar juiste data, met onnodige overleggen, dubbelchecken, bijwerken, overtikken … Minder fouten, minder onnodige taken, meer automatisering en dus tijdswinst.
Bovendien versterkt dit het allereerste voordeel dat we vermeldden: data quality- en workflow management zijn binnen Pimcore sterk met elkaar verbonden. Wie zorgt voor een duidelijke workflow en automatisatie, zal er namelijk automatisch voor zorgen dat de kwaliteit van je data in stijgende lijn ligt.
5/ Verhoog de klanttevredenheid
Klanten willen altijd, overal en snel juiste (product)informatie en een consistente merkbeleving. PIM maakt het een pak eenvoudiger die ervaring te leveren.
6/ Je bent klaar voor de toekomst
Gezonde bedrijven hebben ambitie. Groeien komt vaak met groeipijn, maar niet met PIM. Dit platform is schaalbaar en groeit mee met jouw bedrijf. Nieuwe collega’s? Nieuwe vestiging? Nieuwe productielijn? Nieuwe webshop? Pimcore past zich makkelijk aan.
En voor je werknemers?
Die voordelen klinken goed, maar zijn vaak niet zo concreet voor jouw medewerkers. Die willen weten wat het hen oplevert.
1. Minder repetitieve taken
Er moet minder informatie handmatig overgetikt worden. Staat alles juist in Pimcore? Dan staat het juist in alle gekoppelde systemen.
2. En dus ook minder fouten.
Bij handmatig overtikken is een foutje zo gebeurf (zie je wel?). Als je deze acties tot een minimum beperkt, verlaag je automatisch ook de foutenlast en dus de correctieronde.
3. Beter samenwerken
Die single source of truth zorgt voor duidelijkheid. Iedereen weet altijd waar de juiste informatie te vinden is. Geen onnodige interne meetings meer. Informatie is toegankelijk voor iedereen die het nodig heeft.
4. Focus op kerntaken.
Overtikken, nalopen en updaten van informatie is administratie. De constante zoektocht naar die juiste datafile is dan weer ronduit tijdverlies. Niemand droomde ooit van die job, toch? Automatisatie zorgt voor meer tijd voor strategische en creatieve aspecten van de job. We dagen elk bedrijf uit in kaart te brengen hoeveel tijd onnodig verloren gaat en hoeveel dit afleidt van de kerntaak van werknemers. Serieus; maak die berekening, maar zorg dat je neerzit wanneer je de resultaten onder ogen komt …
Het komt erop neer dat PIM zorgt dat je repetitief werk uitschakelt en dus meer werk verzet krijgt met hetzelfde team, en dit aan een hogere kwaliteitsstandaard.
Ntriga: jouw partner op weg naar digitalisering
Ntriga is PIM certified en dus official partner van Pimcore. Ons team bouwde een expertise op die ons toelaat bedrijven steeds een oplossing op maat van hun specifieke situatie te bezorgen. Zo zorgen wij ervoor dat jouw efficiëntie verhoogt, de werkdruk bij collega’s verlaagd wordt, er minder fouten gemaakt worden en processen geautomatiseerd worden. Dit zorgt er op zijn beurt voor dat jouw team zich weer op hun kerntaken kan focussen.
Ben je benieuwd hoe PIM jouw bedrijf en workflow kan transformeren? Neem vrijblijvend contact met ons op.