Ntriga bouwde een klantenportaal met b2b-webshop rechtstreeks op het bestaande ERP-systeem Papyrus.
Vleeswaren Decru is een groothandel in charcuterie, tapas en salades. De klanten zijn van velerlei aard: van supermarkt tot restaurant, van speciaalzaak tot traiteur. Je vindt meer informatie over Vleeswaren Decru op hun website www.decru.be.
De uitdaging
Vleeswaren Decru stond voor een serieuze uitdaging bij het verbeteren van het bestelproces voor hun klanten. De instroom van bestellingen via diverse communicatiekanalen is onoverzichtelijk en leidt tot verhoogde kans op fouten en stress bij de medewerkers. De manier van werken was inefficiënt en moest dringend verbeterd worden.
Onze oplossing
Resultaten
Door het bestelproces efficiënt te maken en online te brengen wint iedereen. De eindklant kan 24/7 zijn bestelling doorgeven en Vleeswaren Decru kan verder groeien zonder de nood aan extra administratief personeel voor het aannemen van de bestellingen.
Vleeswaren Decru voelde de nood om het bestelproces van zijn klanten te optimaliseren. Bestellingen van klanten kwamen binnen via telefoon, mail, whatsapp, sms, messenger en zowat alle andere mogelijke communicatiekanalen. Een perfect recept voor stresssituaties en voor je het weet heb je één of meerdere bestellingen over het hoofd gezien of verkeerd geïnterpreteerd. Dan hebben we het er nog niet eens over hoe tijdrovend die manier van werken is.
Volledig binnen de abc-filosofie van Ntriga, startten we met een gesprek en een uitgebreide analyse. Tijdens de eerste kennismaking brachten we in kaart hoe Vleeswaren Decru tot op vandaag werkte, hoe ze in de toekomst willen of kunnen werken en welke pijnpunten we samen zouden oplossen. Uit dat gesprek en die analyse distilleerden we een plan van aanpak. Daarbij schetsten we de mogelijkheden op korte termijn en de eventuele verbeteringen of uitbreidingen in een volgende fase.
Bij Ntriga zijn we grote voorstander om klantenportalen rechtstreeks vanuit het ERP-systeem te voeden. Zo zit alle administratie op één plaats gecentraliseerd. Zodra data over meerdere systemen verspreid zitten, ben je al inefficiënt bezig. Weg met de datasilo's, leve de single source of truth (lees: een enkele databron waar alle gegevens in beheerd worden).
Medewerkers konden binnen het systeem, dat ze gewoon waren, blijven werken. De hele logistieke flow blijft binnen het ERP-systeem beheerbaar. Ook alle nieuwe informatie, bijvoorbeeld over bestellingen via het klantenportaal, loopt realtime in het systeem. In het eigen ERP-systeem wordt zo alle mogelijke informatie beheerd over klantengroepen, prijzen, kortingen, acties, orderhistoriek, facturen, nieuwe producten in de kijker, staffelprijzen ...
Elk bedrijf dat vandaag nog altijd met verschillende databronnen werkt – in verschillende digitale systemen, of, erger nog: een combinatie met papieren administratie zoals bestelbonnen – heeft er baat bij om te kiezen voor één centrale databron. In de meeste gevallen is dat een (bestaand) ERP-systeem. Als je alles slim koppelt, kan dat ERP-systeem apps, tools, webshop, website of klantenportaal voeden met de actueelste gegevens. Met welk ERP-systeem je werkt, maakt niet zoveel uit. Zowat elk degelijk ERP-systeem kan communiceren met een andere toepassing.
Bij Ntriga koppelen we zowel de systemen met grote naambekendheid als minder bekende systemen.
We gingen al aan de slag met:
Groothandels ventileren vaak de vrees dat hun klanten niet bereid zullen zijn om via deze nieuwe manier te bestellen. Voor alle projecten die we onder handen namen, geldt zonder uitzondering dat het nieuwe portaal binnen de kortste keren een onmisbare tool geworden is, zowel voor de groothandel als voor hun klanten. Dat was niet anders bij Vleeswaren Decru, met ook nog deze voordelen:
'Zeer vlug na het online gaan van ons klantenportaal bestelde meer dan 50 % van onze klanten alles online. Ondertussen is het klantenportaal onmisbaar voor onze werking.'
